SI QUIERES QUE ALGO NO FUNCIONE, CREA UN COMITÉ.

Este principio no es privativo de las burocracias, también lo es de la vida política, del gobierno y de cualquier organización.

Generalmente, la participación de los ejecutivos en comités adolece de muchos vicios y en realidad las más de las veces sus miembros, burocráticamente, se presentan a discutir los temas de la agenda sin preparación previa y sin siquiera haber leído los documentos a discutir y deciden sobre asuntos de los que no tienen la menor idea.

Adicionalmente, las reuniones de comité distraen a los ejecutivos de sus funciones normales y suelen generar cargas adicionales de trabajo, por falta de atención oportuna.

Los comités suelen crearse cuando el ejecutivo que tiene a su cargo las atribuciones para resolver decide buscar la asesoría de un grupo de “expertos” que le apoyen para fundamentar sus decisiones.

En otras ocasiones, las propias leyes, reglamentos y normas formales depositan en comités las facultades ejecutivas o decisorias.

Dentro de las burocracias, obviamente, se abusa de los comités y de las “comisiones”, que suelen crear más embrollos en función de que tienen un mayor número de miembros.

Los comités toman siempre cierto tiempo para deliberar y decidir aunque de hecho, si se consulta a un número adecuado de expertos siempre se consigue la decisión que uno quiere.

Buscando consultar leyes y reglas sobre comités encontré interminables referencias en Internet, lo que me hizo recordar las épocas de Echeverría en las que ante cualquier problema, en el discurso, proponía la formación de algún comité o comisión para atender el problema y vaya que nos llenamos de comités inútiles.

Ya en la época actual seguimos teniendo tantos comités y tantas comisiones que es fácil imaginar porqué no logramos calidad, eficiencia y eficacia en la administración pública.

Hoy se intenta incorporar un modelo de empresa privada, se habla de la administración por resultados, pero se crean verdaderos frankestein al confundir la naturaleza de las cosas, el origen y la razón de ser de los organismos públicos.

La administración por resultados depende de la posibilidad real de fijar metas basadas en expectativas sustentadas y filtradas además por los factores de riesgo presentes en los procesos.

Para plantear las metas estratégicas y operativas de las entidades públicas, estas debieran tener una autonomía de gestión lógica con respecto al área en la que actúan, lo cual no existe.

Vamos, para jugar beisbol no me visto de futbolista y cargo un balón de básquet ball.

Créanme que es desesperante asistir a las reuniones de los comités directivos, juntas de gobierno, consejos de administración, etc. donde la crema y nata, a veces con leche, de los gurús en la materia del organismo, se reúnen para aprobar que la administración del mismo, realice las gestiones “pertinentes“ ante alguna de las dependencias llamadas globalizadoras para autorizar los asuntos presentados al máximo órgano de gobierno, que de máximo tiene auténticamente lo mínimo…

Esto quiere decir que, aunque los expertos hayan llegado a alguna conclusión, corresponderá a algún burócrata de menor nivel, decidir realmente qué si procede y qué no, girar la autorización, o poner los requisitos burocráticos necesarios para autorizar o aprobar el asunto.

Llevar una agenda para discusión de un comité, por otra parte, debe tomar en cuenta la Ley de Parkinson sobre los comités, que señala que el tiempo que un comité dedica a resolver cada asunto de la agenda es inversamente proporcional a su importancia; así los asuntos muy relevantes tomarán pocos minutos de atención, máxime si consideramos que los miembros del comité deberán confiar en las opiniones técnicas, pues ese tipo de asuntos son de los que no tienen ni idea.

Así conforme se tratan asuntos menos relevantes, la discusión se anima, si incluimos algún tema sobre etiqueta en la oficina, uniformes para los empleados, servicios de cafetería o compra de lápices, seguramente la discusión durará horas.

Razones, sólo una, de las cosas que conocemos si solemos discutir, de las que no, preferimos ser cautos, por lo menos y aún tomando en cuenta que podríamos aprender algo nuevo, preferimos simplemente darle trámite lo antes posible, aunque existan riesgos y puedan presentarse pérdidas.

Finalmente los recursos que están en juego en las burocracias, no son los propios de alguno o algunos de los miembros de esos comités, por ello no es un factor que importe demasiado.

Para poder hacer que un comité funcione y aporte a la organización algún valor agregado, sería necesario mantener un esquema de recompensas adecuado a los fines de esos grupos, de tal forma que el esfuerzo, la dedicación, el cuidado de los asuntos que ahí se traten, se vuelva consistente con los resultados esperados.

Desde luego que existen comités excepcionales que pueden mostrar excelentes resultados, pero la mayoría no lo son. Sin querer influenciar a nadie, lanzo el reto de que examinen los comités, comisiones o juntas directivas en las que participan y decidan por ustedes mismos si tal grupo debiera o no de existir, que valor agregado aporta, que efectividad muestra.

Si es de los excepcionales, enhorabuena, pero si no, por favor, quítenlo de en medio y ahorren tiempo, dinero y esfuerzos.

Fíjense que buscando mejorar este modesto blog, se me había ocurrido formar un comité editorial, para seleccionar qué sí publicar, corregir estilo y demás, pero como no se han puesto de acuerdo y ya llevo un retraso de una semana, he decidido disolverlo y en su honor publicar estas notas…

Hasta la próxima, ya sin comités.